BackOffice Popina

Poplive

Backoffice Banana Split

Le BackOffice de Popina vous permettra depuis n'importe quel ordinateur de visualiser de manière plus approfondie :

Votre caisse en cours en temps réel
Vos statistiques sur une période définie
La gestion de vos réservations
L'exportation de vos données au format de comptabilité (CSV ou XLSX définissable dans l'onglet Réglages de votre Backoffice)

Connexion au BackOffice

Avec vos identifiants Popina vous avez la possibilité de vous connecter à votre Backoffice, pour cela rendez-vous sur l'adresse suivante: backoffice.popina.com

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ATTENTION Si vous modifiez votre mot de passe avec Mot de passe oublié?, vous allez également le changer sur Popina et Poplive.

Barre de navigation

Symbole	Section	Descriptif
	Temps réel	Dans cette section vous trouverez les ventes effectuées par votre caisse en temps réel
	Performance	Vous pouvez comparer plusieurs informations entre différentes dates, telles que la fréquentation ou le chiffre d'affaires réalisé
	Statistiques	Cette section permet de visualiser le détail des ventes sur une période définie
	Historique	Vous pouvez ici retrouver les anciennes clôtures de votre caisse et les consulter
	Réservations	Vous trouverez ici un calendrier de réservation pour votre établissement
	Clients	Vous avez la possibilité de gérer vos comptes client dans cette partie
	Produits	Vous retrouverez dans cette section votre base de données article
	Utilisateurs	Vous trouverez ici la liste des employés ainsi que leurs code de connexion
	Compte	Vous pouvez dans cette section modifier votre mot de passe et voir l'adresse mail liée à votre compte Popina
	Réglages	Possibilité d'ajouter une ou plusieurs adresses mails additionnelles et de paramétrer les envois par mail de vos clôtures
	Déconnexion	Permet de vous déconnecter de votre compte

Temps réel

Lorsqu'une caisse est ouverte, vous pouvez lire dans cet onglet plusieurs informations sur votre clôture en cours en temps réel, vous retrouverez d'abord deux diagrammes circulaires qui affichent les encaissements réalisés ainsi que ceux qui ne sont pas encore payés.

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INFO La page s'actualise automatiquement à chaque changement sur votre caisse, l'heure du dernier rafraîchissement de la page s'affiche en haut de celle-ci.

Diagramme des ventes en euros

Diagramme des ventes par client

Vous pouvez également consulter un historique de commandes et visualiser les détails de chaque vente encaissée ou annulée.

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INFO

Si plusieurs vendeurs sont programmés sur la caisse, vous pouvez visualiser le temps d'utilisation de chacun d'eux ainsi que leurs ventes associées.

Performances

Evolution des performances

Dans la section Performances vous allez pouvoir comparer plusieurs informations entre plusieurs dates afin d'évaluer vos performances.

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EXEMPLE

Dans l'exemple ci-dessous, on compare le mois de décembre à celui de novembre. On peut remarquer qu'en décembre le chiffre d'affaires était de 7 469,30 euro alors qu'il était de 3 815,40 euro en novembre, on peut donc visualiser une amélioration de 95,77 % du chiffre d'affaires par rapport au mois précédent.

Les meilleurs produits

Vous retrouverez ensuite les meilleurs produits par quantité vendue ou par montant acheté.

Statistiques

Sur cet écran, vous avez la possibilité de sélectionner une ou plusieurs clôtures afin de les visualiser ou de les exporter pour la gestion de votre établissement ou pour votre comptable.

Vos caisses

Vous verrez tout en haut de la page la possibilité de trier les données que vous souhaitez, une fois une période sélectionnée, vous trouverez ci-dessous le nombre de clôtures effectuées sur celle-ci.

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INFO

Vous pouvez voir le détail de chaque clôture en cliquant sur celle choisie.

Export de comptabilité

Afin d'exporter vos journées ou vos mois pour votre comptable, vous devez d'abord renseigner les dates sur la page statistiques en haut de l'écran puis appuyez sur le bouton Télécharger, vous pouvez également l'envoyer sur votre boite mail en appuyant sur Recevoir.

Les données de ventes sur la période sélectionnée seront ainsi téléchargées au format CSV afin de pouvoir les transmettre à votre comptable.

Export produit

Dans la partie Statistiques produits vous visualiserez les données des ventes de chaque catégorie.

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INFO

Vous pouvez voir le détail de chaque produit en appuyant sur la catégorie choisie.

Vous retrouverez en dessous trois boutons d'export qui vous permettront de télécharger au format CSV la sélection de catégorie que vous avez coché dans la partie Statistiques produits:

Type d'export	Descriptif
Export produit	Détail des produits vendus
Export statistiques	Détail des produits vendus répartis par jour et heure
Export Koust	Un export de vos produits à intégrer sur le logiciel Koust afin de pouvoir gérer le stock et calculer la marge

Type de produits les plus vendus

Vous pouvez voir en dessous deux diagrammes représentant les types de produits les plus vendus répartis par jour et par heure.

Historique

Vos anciennes clôtures sont disponibles dans l'onglet Historiques, vous les retrouverez sous forme de liste et pourrez voir le détail de chacune d'entre elles.

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INFO

En appuyant sur Voir les caisses de démo, la liste de vos clôtures en mode école s'affichera.

Une fois que vous avez appuyé sur une de vos clôtures, vous pouvez les exporter en appuyant sur le bouton Exporter la comptabilité ou Exporter les statistiques.

Réservations

Depuis l'écran de réservations du backoffice vous avez la possibilité de les gérer, en accédant à la page, vous aurez à l'écran les réservations de la journée.

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INFO

Vous pouvez appuyer sur le bouton charger le mois précédent pour voir les anciennes réservations.

Création nouvelle réservation

Pour en créer une nouvelle, appuyez sur le bouton Nouvelle réservation, renseignez ensuite les informations du client puis confirmez en appuyant sur le bouton Enregistrer.

Une fois votre réservation ajoutée, elle sera transmise à la caisse dans la section Réservation ainsi que sur le plan de salle si un numéro de table a été renseigné précédemment.

Il est également possible de la supprimer ou la modifier, pour cela appuyez sur votre réservation puis Supprimer pour l'effacer ou alors sur Enregistrer après la modification pour la sauvegarder.

Exporter des réservations

Sur l'onglet Réservation du Backoffice vous avez le bouton Exporter des réservations, sélectionnez une ou plusieurs journées à exporter, un tableau des réservations va s'afficher que vous pourrez alors télécharger avec le bouton Télécharger au format excel.

Clients

Depuis l'onglet Clients, vous pourrez gérer vos comptes clients sur votre backoffice, la liste des comptes s'affichera où figurent leur cagnotte en vert et leur solde actuel en rouge.

En appuyant sur le bouton Historique commandes payées, vous verrez la liste des commandes que le client à encaissée, en appuyant une nouvelle fois sur une des commandes, le détail de celle-ci s'affichera.

Création client

Pour ajouter un client, allez dans l'onglet Clients puis appuyez sur Nouvelle fiche.

Renseignez les informations du client et appuyez sur Enregistrer pour le sauvegarder, si vous souhaitez les modifier, appuyez simplement sur votre compte client.

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INFO

Vous ne pouvez pas supprimer les comptes clients depuis le backoffice, vous devez le faire depuis la caisse.

Export Client

Vous allez pouvoir faire plusieurs types d'export et filtrer vos clients en fonction des commandes en compte ou des cagnottes en cours à l'aide des boutons ci-dessous.

Bouton	Descriptif
Exporter la base clients	Télécharge au format CSV la liste de vos clients
Mail à tous les clients	Permet d'envoyer un mail à tous les clients de votre liste
Export produits	Vous permet de voir sur une période choisie un détail des articles vendus par client

Produits

Sur l'onglet Produit du backoffice vous allez pouvoir retrouver la liste complète de vos articles ainsi que leur programmation, vous pouvez l'exporter également au format CSV.

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INFO

Vous avez la possibilité de trier vos produits en appuyant sur une des colonnes.

Utilisateurs

Depuis l'onglet Utilisateurs, vous retrouverez la liste des vendeurs créés sur votre caisse ainsi que leur code de connexion.

Compte

Si vous souhaitez modifier votre mot de passe, vous pouvez le faire depuis l'onglet Compte.

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ATTENTION

En changeant le mot de passe du backoffice, il sera également modifié pour la connexion à votre application Popina et Poplive.

Réglages

Pour envoyer automatiquement vos clôtures par mail, il faudra cocher la case Réception de mail de fin de caisse sur le backoffice dans l'onglet Réglages, ils seront envoyés sur l'adresse liée à votre compte Popina.

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INFO

Vous pouvez renseigner plusieurs e-mail en les séparant par des virgules sur la ligne Email additionnel.

Il vous est possible de modifier le format de tous vos exports, en format CSV ou XLSX.

Vous retrouverez sur cette page différents services tiers, vous permettant de savoir si votre caisse est connectée ou non à ses services, dans le cas contraire, vous pourrez vous connecter en appuyant sur le bouton Réglages.

Support

Vous pouvez contacter le support Popina depuis votre BackOffice, pour cela, vous avez en bas à droite de votre écran un bouton vous permettant d'ouvrir le chat en ligne, vous pouvez nous envoyer un message ou voir les conversations précédentes.