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La clôture de votre journée est obligatoire pour chaque jour ouvré.

Consultation et impression du X

En cours de journée vous avez la possibilité de consulter le chiffre d’affaires de la journée. Pour ce faire, sélectionnez votre écran Rapports à partir de la barre de navigation latérale. Sur cet écran vous allez avoir directement votre X du jour affiché. Celui-ci contient les mêmes informations que votre Clôture.

Vous avez également la possibilité d’imprimer ce X en appuyant sur la touche Imprimer qui se situe en haut à droite de cet écran caisse.

Bouton Imprimer sur la section Rapports

Votre écran X vous présente plusieurs catégories de données :

Catégories de données	Données affichées
Informations	Vous retrouverez à cet endroit la date de début et de fin ainsi que le nombre de couverts
Moyens de paiements	Vous retrouvez sur cette catégorie les noms des paiements, leurs quantités ainsi que le montant total encaissé de chacun d'eux.Vous retrouverez également dans cette partie les totaux ainsi que les TVA
Totaux	Total encaissé Total pourboires Total compte client Total commande Total transféré Total rendu Écart
Taxes	Nous retrouvons à cet endroit le total net des taxes ainsi que leurs montants individuels. (10%,20%;5,5% etc..)
Fonds de caisse	Fonde de caisse initial : Correspond au montant d'espèce dans le tiroir au début de l'ouverture de journée Fonds de caisse final: Correspond au montant du fond de caisse initial ajoutée aux espèces de la journée Modifier le fonds de caisse initial : cette option vous permet d'ajouter manuellement un fond de caisse ou de le modifier
Annulations	Les montants des annulations suivies par leurs motifs d'annulation et leurs quantités
Remises	Sur cette catégorie vous pourrez voir les noms des remises utilisées ainsi que leurs quantités et le montant total de chaque type de remise. Vous retrouverez aussi le montant des tva des offerts et remises
Entrées/Sorties caisse	Vous trouverez également les touches ➕ Entrée et ➖ Sortie qui vous permettent d’effectuer une entrée ou une sortie de caisse
Employés	Nom de l'employé Durée d'activité Début de service Fin de service Total Propriétaire commande Total encaissé Imprimer : ce bouton vous permettra d'imprimer un récapitulatif des employés avec les différents moyens de paiement qu'ils ont encaissés.
Commandes	Vous retrouverez dans cette partie les commandes des clients ainsi que les informations ci-dessous : L'heure La salle Le numéro de la table L'employée qui a encaissé une commande Le montant de la commande Le bouton Action en face des commandes vous permettra de sortir un duplicata de la commande ou de l'envoyer par mail lorsque la caisse est clôturée.
Salles	Les noms des salles associées à leurs montants encaissés
Statistiques	Le nombre d'articles vendus suivi de son montant total vendu

Consultation et impression vendeur

Vous pouvez consulter le chiffre de chaque vendeur dans la section Employés de l'écran Rapports. Vous trouverez une liste de tous les vendeurs qui ont effectué des ventes sur la journée sélectionnée.

Tout d'abord sur la ligne de chaque vendeur, s'affichera l’heure de première connexion, l’heure de dernière manipulation sur la caisse ainsi que la durée totale d'activité.

Le montant total encaissé par le vendeur se retrouve sur la ligne et sera séparé en deux montants:

Total propriétaire Commande : Représente le montant des encaissements de toutes les commandes où l'employé en est le propriétaire.
Total encaissé : Représente le montant des encaissements ayant été saisis par l'employé.

Appuyez sur le vendeur pour afficher la liste de paiements avec leurs montants répartis entres les deux totaux. Il y a également une touche Imprimer afin d'imprimer les informations du vendeur choisi.

Dans le cas d'un vendeur qui ne doit avoir aucun accès aux chiffres des autres vendeurs de la caisse, vous avez la possibilité de modifier ses accès dans l'onglet Réglages > Réglages avancés >Employés.

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INFO Un vendeur n'ayant pas le droit de visualiser le chiffre des autres vendeurs pourra imprimer son propre chiffre seulement.

Arrêter la caisse

A la fin de votre journée vous devez effectuer votre clôture. Pour ce faire, vous devez tout d’abord Arrêter la caisse.

Pour effectuer cette première étape, rendez-vous sur l’écran Rapports à partir de la barre latérale de navigation. Puis sélectionnez la touche Arrêter la caisse.

L’arrêt de votre caisse ne sera possible que si toutes vos commandes sont clôturées. Si vous avez encore des commandes ouvertes, vous allez recevoir un message d'avertissement vous demandant si vous souhaitez les annuler.

Vous pouvez également avant de les annuler avoir un accès direct aux commandes en question avec la touche Voir commandes. Cette touche vous ouvrira un écran de ventes contenant les commandes concernées. Une fois clôturée ou annulée, vous pourrez arrêter votre caisse.

Bouton “Arrêter la caisse” sur la page Caisse

Vos caisses sont catégorisées en plusieurs statuts:

Type	Descriptif
Caisses ouvertes	Caisses actuellement ouvertes
Caisses en fermeture	Caisses qui ont été arrêtées, mais non clôturées
Caisses non synchronisées	Caisses qui ont été clôturées, mais non synchronisées avec le backoffice
Caisses fermées	Caisses clôturées

Une fois l'arrêt de caisse effectuée, votre caisse passera du statut Caisses ouvertes à Caisses en fermeture.

Balance des règlements

Une fois votre caisse arrêtée, vous pouvez maintenant effectuer une balance de règlements. Cette fonction permet de répartir des montants de vos moyens de paiement afin de correspondre à vos montants réels en tiroir.

Pour effectuer cette manipulation descendez dans la catégorie Moyens de paiement et sélectionnez le moyen de règlement que vous souhaitez modifier. Une fois sélectionné, un pavé numérique vous est présenté où vous pouvez saisir le montant réel de ce moyen de règlement.

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INFO

Si le montant réel de votre tiroir ne correspond pas à votre Total encaissé le Δ pourra être retrouvé dans la ligne écart.Vous pouvez appuyer sur Supprimer l'écart ce qui impactera le montant espèces.

Clôture journalière définitive

Clôture journalière définitive - Manuelle

Après avoir effectué l'arrêt de la caisse, vérifié vos règlements et contrôlé les totaux, vous pouvez Clôturer le Z de caisse. Une fois que la clôture de Z de caisse est lancée, votre code vendeur sera demandé, une fois confirmé l'impression de votre Z papier s'exécutera.

💡

INFO Si le code vendeur saisi ne correspond pas au vendeur connecté, un message d'erreur s'affichera

De plus, tous les Z effectués à partir de la caisse seront numérotés, cette numérotation s'incrémente à chaque Z durant toute la vie de l'application. Si jamais vous êtes amené(e) à supprimer l'application ou à la réinstaller, la numérotation de Z repartira de 1.

Votre caisse changera d'état et passera en "Caisses fermées" si la clôture s'est passée correctement. Si la clôture ne s'est pas sauvegardée sur le backoffice la caisse passera en "Caisses non synchronisée" avec à côté un logo avec une flèche vous permettant de la synchroniser manuellement avec le backoffice.

⚠️

ATTENTION Une fois votre Z caisse effectué, vous ne pourrez plus modifier les données.

Ci-dessous un exemple de rapport Z:

Ticket Z

Clôture journalière définitive - Automatique

En concordance avec la marque NF 525 il ne peut y avoir d’inscriptions dans le JET (Journal des événements techniques) à plus de 24 heures d’écart. Autrement dit, la durée d’une période de clôture ne doit pas dépasser 24 heures.

Pour cette raison si une caisse est encore ouverte au-delà de 24 heures la caisse sera arrêtée de manière automatique. Si ce cas arrive et qu’il y a des tables ouvertes, ces tables seront transférées sur la nouvelle période de clôture.

Une caisse qui a été arrêtée automatiquement peut encore être modifiée au niveau des balances de règlements. Toutes autres modifications de ticket déjà clôturés ne seront pas possibles. Une heure avant que l'arrêt automatique s’effectue, un message pop-up s’affiche afin de vous prévenir. Vous avez alors une heure afin d’effectuer votre propre clôture en réalisant la bonne balance de règlements et vérifications de caisse.

⚠️

ATTENTION Une fois qu'une ou plusieurs caisses ont été arrêtées automatiquement, vous devez tout de même effectuer leur clôture.

Pour ce faire, rendez-vous sur votre écran Caisse à partir de la barre de navigation latérale. Une fois sur votre écran caisse vous trouverez sur le côté gauche les différentes caisses arrêtées dans l'onglet Caisses à clôturer.

Sélectionnez en une et appuyez sur le bouton "Clôturer le z de caisse" ce qui fermera définitivement votre caisse.

Limite de caisses en fermeture/non synchronisées

Une limite de 7 caisses en cours, caisses en fermeture et caisses non synchronisées est imposé afin de satisfaire les conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données.

Il ne sera donc pas possible d'ouvrir de nouvelles caisses si la limite est atteinte, il sera donc ainsi nécessaire de clôturer les anciennes.

Un indicateur sera affiché vous permettant de visualiser rapidement leurs nombres.

Nombre de caisses

Clôture mensuelle

Un Z mois automatique est effectué mais il est uniquement visible dans les archives. Ce Z contient un cumul de tous les JET du mois, pour voir votre chiffre mensuel, suivez les étapes de la partie Export mensuel.

Export mensuel

Afin de pouvoir consulter vos exports mensuels, toutes vos caisses devront être synchronisées avec votre backOffice. Pour la sauvegarde de vos données consultez la section Sauvegarde.

Du moment que toutes vos caisses sont bien synchronisées, vous pouvez retrouver toutes vos caisses sur votre BackOffice à l'adresse suivante https://backoffice.popina.com.

Vous pouvez retrouver une touche Export mensuel en haut de votre écran Rapports. Cette touche vous propose une liste des trois derniers mois travaillés. Une fois qu’un mois est sélectionné, vous serez redirigé(e) vers votre BackOffice.

Une fois sur la page web BackOffice, il vous sera demandé de vous connecter. Ce sont les mêmes identifiants que ceux utilisés pour l’application Popina.Rendez-vous ensuite dans l'onglet Statistiques., puis renseignez les dates à exporter.

Données de l'export mensuel sélectionné

Sur cette page vous retrouverez toutes vos statistiques du mois que vous pouvez ensuite exporter au format .csv exploitable avec Excel, Numbers ou un autre logiciel de tableur.

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INFO Vous avez la possibilité de modifier le format de tous vos exports téléchargeables, pour cela, dirigez-vous vers le chapitre suivant: Réglages Backoffice.

Consultation et réimpression de Z

A n’importe quel moment de la journée vous pouvez consulter et rééditer des Z à partir de l’iPad. Depuis votre écran Rapports, sélectionnez la touche Historique en bas à gauche de votre écran.

Vous retrouverez sous forme de listes, la totalité de vos caisses clôturées.

Sélectionnez la clôture souhaitée. Vous pouvez maintenant consulter les chiffres de la journée et également rééditer ces données à l’aide de la touche Imprimer en haut à droite.

Duplicata d'un ticket après clôture

Vous pouvez rééditer un duplicata de tous les tickets effectués durant la période de la clôture sélectionnée.

Pour ce faire, descendez dans les statistiques de la clôture jusqu’à trouver la catégorie Commandes.

Une liste complète de tous les tickets de cette clôture s'affichera, vous retrouverez les informations suivantes : l’heure, la salle, la table, le vendeur, le montant total.

À la fin de la ligne, se situe la touche Actions. À l’appui sur cette touche, un pop-up s’affichera, vous pouvez à ce moment sélectionner Duplicata afin de le réimprimer, ou e-mail afin de l’envoyer par mail.

Table des matières

Consultation et impression du X
Consultation et impression vendeur
Arrêter la caisse
Balance des règlements
Clôture journalière définitive
Clôture journalière définitive - Manuelle
Clôture journalière définitive - Automatique
Limite de caisses en fermeture/non synchronisées
Clôture mensuelle
Export mensuel
Consultation et réimpression de Z
Duplicata d'un ticket après clôture